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北京大学非学历教育培训办班流程

日期:2014-02-13 14:10:33

北京大学各院系、各单位在开办非学历教育培训活动时,需依照《北京大学开办成人、继续教育管理条例》(校发[2003]157号)规定开展。根据学校文件精神,现将具体办班流程说明如下:
 

(一)确认办班资格
 

各院、系及独立的所、中心等实体教学单位具有开展非学历教育培训的办班资格(以下称“办班资格”)。非实体性质的所、中心及教研室、教职员个人或团体不能独立开展继续教育非学历培训;群众团体等非教学单位(如校系工会、教职工社团、校系团委会、校系学生会、校系研究生会及各级校友会等)亦不能独立对外开展继续教育非学历培训。
 

各院系、单位下设的系和研究所等实体,必须通过学院并以学院名义向学校申请举办各类非学历教育培训班。禁止以北京大学下设虚体的名义独立办班、联合办班,禁止虚体单独或者联合其他单位一起颁发结业证书等非学历教育的证明文件。禁止各院系、单位以协助校外单位办班的名义开展办班活动,或以举办论坛、会议等活动的名义举办培训。
 

具有办班资格的单位需填写《北京大学非学历教育办班资格审批表》(附后,继续教育部网站提供下载),向继续教育部提交办学申请。继续教育部审核通过后,分配非学历教育培训管理系统的用户名、密码、USB密钥(每个办班单位只有一套)。办班单位需要指定专人严格保管密钥和密码。通过非学历教育培训管理系统,各办班单位可以管理本单位的所有项目、师资、课程、学员、合作公司,可在网上完成项目申报至结业的工作流程。
对于有违规办班情况的单位,或者其下设单位违规办班的,继续教育部将视情节轻重在系统上暂停该单位申报新培训项目的权限。
 

(二)项目筹备
 

办班单位需对拟办项目进行充分的筹备工作。项目筹备工作包括设计论证,确定办班方式、招生范围、招生对象、课程师资、教学场地、食宿交通、招生宣传渠道,签署相关协议和拟定招生简章等。
 

培训项目按办班方式可分为院系独立办班和公司合作办班。院系独立办班项目由各院系、单位全面负责项目审批立项、发布招生广告、教学管理、组织学员活动、发放结业证书等。公司合作办班项目由各院系、单位与校外合作办班单位按合作办班格式合同(附后)签订合作办班协议,明确权责范围、合作时间、经费分配比例等。格式合同如未能包括的合作内容,以补充协议的方式予以明确。在签订协议前,各院系、单位应认真调查该合作单位的资质、运营状况和信誉度,凡在合作中与北大发生过纠纷的公司,不能再与之合作。继续教育部将对与北大合作的公司定期进行资质审查。
 

培训项目按招生范围分为社会招生项目和系统委托招生项目。社会招生项目由各院系、单位进行市场调研,了解当前的培训需求,结合自身的学科优势,制定培训方案,面向社会招收学员。社会招生项目将向社会公布招生简章并开放网上报名。系统委托招生项目由有培训需求的企事业单位或政府部门提出培训申请,与办班单位签订委托办班协议,办班单位根据培训需求制定培训计划。
 

委托培训协议和合作办班协议需由协议双方及继续教育部共同签字盖章后方可生效。
 

各院系、单位原则上不得超出自己的学科范围办班。如学科相近院系举办内容相同的培训班,继续教育部予以适当协调。
 

(三)项目申报
 

项目申报包括网上申报和报送纸质材料两个步骤。
 

网上申报。各院系、单位登录“北京大学非学历教育培训管理系统”。选择“院系管理”下的“项目管理”栏目。新建项目,填写

1、项目基本信息2、招生广告信息3、招生简章4、计划课表。保存后导出打印需要报送继续教育部的表格(附后),并在网上提交即可。
 

网上申报注意事项:1、若项目为合作办班项目,各院系、单位应将合作单位的具体信息(名称,法人代表,注册资本,注册号,注册地)录入到系统中。若为委托办班项目,需录入委托单位信息。2、合作办班项目需按协议规定填写经费分配比例,其中我方经费比例中包含学校管理费比例20%。3、为日后统计方便,根据实际情况共有四种付费方式供选择:学员付费、单位付费、学员和单位共同付费和其他付费方式。其中选择其他付费方式的需要在结业时填写学员信息中的所付费用。
 

报送纸质材料。报送继续教育部审批的纸质材料需全部加盖办班单位公章,包括:
1、《北京大学非学历教育培训班申报审批表》(一式两份)
2、《北京大学非学历教育培训班课程表(计划)》(一式一份)
3、《北京大学非学历教育培训班招生简章》(一式一份)
4、《北京大学非学历教育培训班招生广告审批表》(一式两份)
5、相关协议文本(合作办班协议、委托办班协议)(一式三份)
6、合作办班单位营业执照复印件(一式一份)
注:1、2项为必须提交的材料,3、4、5、6项视该班具体情况为选择性提交的材料。
 

(四)项目审批
 

继续教育部对申报项目的合作方资质、广告推广、师资课程、收费标准与分配等进行实质性审核。
 

初审。继续教育部非学历教育办公室负责项目初审。同时审核网上提交的项目信息和纸质项目信息。如发现问题将通过系统将提交的项目退回到该院系或单位,并备注原因。院系管理员可以继续在系统中修改并再次提交,直至初审通过。
 

复审。继续教育部部领导负责复审。复审发现问题也可以退回院系修改后重新提交。复审通过后,由非学历教育办公室分配审批编号,并在继续教育部网站上公示。院系在网上查询复审结果,通过后可在一个工作日内来继续教育部领回项目审批表,广告审批表和相关协议。复审通过后,该项目的基本信息和计划课表在系统中变为只读。
 

公示。公示内容包括培训项目名称、审批编号、办班单位、办班状态、收费标准、招生范围、上课地点、计划上课时间、招生简章等。并向学员公示北京大学收费账号和统一收据样式。内训项目和公开项目分开公示,公开项目同时开放网上报名。
 

(五)广告宣传
 

项目审批通过,方可进行招生宣传。继续教育部代表学校统一办理社会力量办学许可证(北京大学培训部),并完成审核、年检。各办班单位招生宣传必须向广告发布媒体提供《北京大学非学历教育培训班招生广告审批表》(加盖“北京大学培训部”公章)。并严格按继续教育部审批通过的广告内容、发布形式、拟发布媒体、拟发布时间、院系负责广告发布的联系人及联系方式、发布频率来对外宣传。
 

禁止变换、变造项目名称进行宣传。禁止在审批内容范围之外增加新的宣传内容。禁止在项目结束后,再次以该项目的名义进行招生。广告发布内容、形式等发生变更的,需重新申报审批。项目未审批,或者审批通过但广告审批未通过的,禁止各院系、单位或其合作方提前进行该项目的广告发布或者以试宣传为由进行各种宣传活动。
 

各院系向合作方提供校内办公场所、办公电话、教学场地、师资队伍、课程安排等对外宣传内容时,需报继续教育部审批同意。各院系不得允许合作单位的工作人员以北大工作人员的身份对外开展宣传招生等工作。
 

(六)报名收费
 

学员报名分为网上报名网下报名两种方式。办班单位可以在系统管理中“网上报名”中查询网上报名的学员,审核其交费情况后可转为正式学员。网下报名学员填写统一格式的报名表,由院系统一录入到“正式学员”中。学员数量较大的委托培训项目可以选择批量导入方式。
 

项目审批通过后,各办班单位需持《北京大学非学历教育培训班申报审批表》到学校财务部完成收费立项,方可收费。各办班单位及其合作方应严格按照继续教育部审批通过的收费标准向学员收取培训费、书本费,并全额开具发票(由学校财务部出具的中央非税收入统一票据。各院系、单位不得给学员开具盖院系或院系下属虚体公章的收据、发票等收费证明票据。禁止以办理校友卡、学习卡,参加校友活动和各种论坛讲座的方式变相在学校账号外收取培训费用。各院系、单位有责任和义务监督、保证合作机构不在学校批准的收费项目之外另列收费项目,保证合作机构不以任何名目另收费用。
 

学员所交的培训费、书本费直接汇款至北京大学账号,并注明学员姓名、项目审批号和办班单位简称。办班单位及合作单位不得以任何形式向学员代收现金。多人合并交费的,需逐一写明学员姓名。
 

(七)入学报到
 

继续教育部可以统一制作发放入学通知书。学员交费后进入正式学员信息表,系统将自动分配学号。学员凭学号和初始密码可登陆继续教育部网站学员管理中心,查询所参加的项目、课程表、同学录,咨询投诉。入学通知书信息包括学员学号、姓名、所报培训项目审批编号、项目名称、入学时间、地点、注意事项等,加盖公章。办班单位需先在系统中录入相关信息和预约领取时间,并按预约时间到继续教育部领取入学通知书。
 

学员按照入学通知书规定时间地点报到入学,领取书本及其他学习材料。(八)开班
 

学员人数达到开班人数时,办班单位应按计划开班。办班单位需在开班前落实学员的食宿、交通、后勤、教学等安排。确定好上课的时间、地点、师资,并在系统中录入实际办班时间、执行课表。原则上不应与计划办班时间和计划课表有较大差异,若变动较大则需报继续教育部审批。实际办班时间和执行课表是最终打印在结业证书上的时间和课程,在项目审批通过后至结业申请前均可编辑。
 

(九)项目变更、停办(退费)
 

若项目的名称、合作单位、委托单位等发生重大变更的,需将原项目申请停办后重新申报。若发生一般性变更,可以在系统中项目信息可写状态下做出相应更改。
 

若项目因报名人数未达到开班所需人数或其它原因必须中止,办班单位应向继续教育部申请停办。继续教育部审批通过后,将在系统中该项目状态改为“已停办”,并在继续教育部网站上公示。办班单位应停止该项目一切对外宣传活动。禁止各单位及其合作单位以停办项目名义再次招生。
 

若项目因某种原因需要延期开班的,办班单位应在计划开班日期前向继续教育部申请延期,未做延期申请的,按停办处理。
 

停办项目的已交费学员可以由办班单位提出书面申请后退费。退款在继续教育部批准后由财务部按来源路径退回至原汇款账号。
 

(十)项目实施、过程管理、教学质量评估
 

办班单位及其合作方应努力做好教学管理、后勤服务等工作。保证师资队伍安排和上课质量。继续教育部将派专人抽查项目,随堂听课了解教学过程,听取学员反映,接受学员投诉。
 

(十一)结业、发证、验证、分配经费
 

项目结束前,各办班单位在管理系统中再次确认实际办班时间及执行课表。并填写预计领证时间,在正式学员中为可以结业的学员生成结业证书号,导出学员信息表打印加盖院系公章,然后网上提交结业申请
 

若该项目发放结业证书,则由办班单位将学员照片(也可在系统中导入电子版照片,像素为480*640,容量在100k以内)、学员信息表、执行课表、财务部收费证明递交到继续教育部。继续教育部审核通过后,在系统中将该项目状态变更为结业状态,打印结业证书并盖章。各办班单位按预约领证时间到继续教育部领取证书。每本证书收费30元,院系在领取证书时以内支方式支付。结业证书丢失不予补办,可开具结业证明。
 

若该项目不发放结业证书,则只需将加盖公章的学员信息表、执行课表、财务部收费证明递交到继续教育部存档。继续教育部工作人员审核通过后,在系统中将该项目状态变更为结业状态。
 

结业学员可以通过北京大学首页“招生就业”栏目下“证书验证”中进入“北京大学非学历教育结业证书验证系统”,输入姓名和证书编号查验证书真伪
 

项目结业后,经继续教育部批准,办班单位可通过财务部按合同约定向合作单位分配经费
 

(十二)校友
 

北京大学非学历教育培训学员结业后,学员信息自动导入到北京大学校友库中,成为北京大学校友,享有各项校友权利,可参加各种校友活动。根据学员工作单位所在地址,学员可以加入北京大学各地方校友会。
 

学员结业后仍将不定期收到纸质或者电子的北大最新培训资讯,包括招生简章、活动预告和培训杂志等。
 

(十三)项目总结、效果跟踪
 

办班单位应及时对项目进行总结,对项目数据进行统计分析。将效果突出的师资课程、教学模式、服务特色推广。并对培训效果进行跟踪,提供延伸服务。努力建立长期委托、合作培训关系。
 

(十四) 档案管理
 

继续教育部将以班为单位进行档案管理。每年度将汇集成册,存放档案馆。存档包括以下材料,部分材料为可选:
1、《北京大学非学历教育培训班申报审批表》
2、《北京大学非学历教育培训班课程表(计划)》
3、《北京大学非学历教育培训班课程表(执行)》
4、《北京大学非学历教育培训班招生简章》
5、《北京大学非学历教育培训班招生广告审批表》
6、《北京大学非学历教育培训合作办学(委托办学)合同》
7、《北京大学非学历教育培训班学员信息表》
8、合作办班单位营业执照复印件
9、办班单位提交的各类说明性、申请性材料。
10、学员做出的举报、投诉、评估材料。
11、其它有存档价值的材料。

注:此文件可在北京大学非学历教育培训管理系统中下载
 

 

北京大学非学历教育培训办班流程图